Portals in het Onderwijs

De informatievoorziening in Onderwijsinstellingen wordt beïnvloed door een aantal niet te miskennen trends in het Onderwijs. Ieder van deze trends heeft zijn eigen effect op de informatievoorziening, maar wat ze gemeenschappelijk hebben is dat ze allen vragen om een meer gepersonaliseerd aanbod van informatie. In dit artikel een overzicht van de belangrijkste trends in het Onderwijs en hoe daar met portals op ingespeeld kan worden. Verder enkele sprekende praktijkvoorbeelden van de toepassing van portals in het Onderwijs met behulp van Oracle Portal, Oracle Application Express en Oracle Discoverer.

Enkele belangrijke trends in het Onderwijs

Bij competentiegericht onderwijs gaat het niet zozeer om vakken (kennis), maar meer om vaardigheden (competenties). Door competentiegericht onderwijs zal de aandacht verschuiven van het traditionele puntensysteem naar een meer persoonlijke verzameling van bewijsstukken (portfolio) dat de vereiste competenties ook daadwerkelijk behaald zijn. Een en ander dient ondersteund te worden door de juiste (gepersonaliseerde) informatie.
Onderwijs houdt niet meer op als het diploma op zak is. Een Leven Lang Leren betekent dat bijscholing, omscholing en herscholing aan de orde van de dag zijn. Deeltijd opleidingen of cursussen zorgen ervoor dat Onderwijs voor volwassenen steeds meer gemeengoed is, met het karakter van een gepersonaliseerd aanbod.
De diversiteit van de opleidingscurricula van Onderwijsinstellingen is fors toegenomen. Dat betekent dat een relatief homogeen aanbod aan opleidingen, is getransformeerd tot een heterogeen, divers aanbod. Er is in toenemende mate sprake van individualisering van het aanbod en de informatievoorziening moet die ontwikkeling spoorslags volgen.
Het aanbod van organisaties op het gebied van gepersonaliseerd afstandsonderwijs is indrukwekkend en breidt zich continu uit, mede gevoed door diverse samenwerkings-verbanden tussen traditionele Onderwijsinstellingen en organisaties voor leren op afstand.
Er is een verschuiving van docent- naar studentgericht onderwijs. Studenten zijn steeds meer aangewezen op zichzelf voor het zoeken naar kennis en het vergaren van informatie passend bij hun persoonlijke opleidingspakket.

Voordelen portals

Portals zijn in het licht van deze trends een belangrijk middel om personalisatie van informatie te realiseren en daarmee een flink aantal voordelen binnen te halen.
Gebruikers kunnen worden voorzien van gepersonaliseerde informatie en applicaties aan de hand van autorisatieprofielen.
Alle applicaties onder één paraplu: de ‘all-in-one applicatie’ voor het Onderwijs bestaat (nog) niet. Een portal presenteert afzonderlijke applicaties evenwel met één front-end.
Portals bieden single sign-on functionaliteit waardoor ingelogde gebruikers met één userid / password toegang krijgen tot de achterliggende applicaties waarvoor ze geautoriseerd zijn.
Dankzij (web-based) locatie – en werkstation onafhankelijke toegang zijn Onderwijsinstellingen via een portal in principe 7 x 24 uur beschikbaar.
Met een portal is het mogelijk geografisch verspreide afdelingen te verbinden en wordt er één virtueel domein gecreëerd voor een instelling die bestaat uit meerdere locaties, sectoren, staven, etc.
Door scheiding van content en presentatie is het mogelijk decentraal content te beheren en toch met één gezicht naar de buitenwereld te opereren.
Veel administratieve processen in het Onderwijs – waaronder inschrijvingen – lenen zich uitstekend voor self-service toepassingen. Dat betekent minder papieren formulieren, minder back-office administratie, minder data entry fouten, etc. Ervaringen met dit soort toepassingen laten aanzienlijke efficiëntieverbeteringen zien.

Praktijkvoorbeeld hogeschool: portal voor studenten en docenten

Deze hogeschool uit Den Haag wilde door de implementatie van een portal een aantal vliegen in één klap slaan: het verbinden van locaties en sectoren onder de paraplu van één portal-platform, het verlagen van de beheerslasten, en single sign-on toegang tot informatie en applicaties. Verder wilde deze hogeschool de kans aangrijpen om het beheer van content goed te organiseren en te stroomlijnen. Met behulp van Oracle Portal technologie is voor deze instelling een studentenportal geïmplementeerd. Op de portal krijgen studenten na inloggen een gebruikersprofiel aan de hand van opleiding, leerjaar, locatie, vakkenpakket, etc. Op basis van dit profiel, dat door de gebruiker zelf kan worden aangepast, wordt op een eenvoudige manier gepersonaliseerde informatie aangeboden. Daarnaast worden applicaties zoals cijferlijsten, roosters, e-learning, wie-is-wie, etc. op basis van single sign-on via de portal aan gebruikers beschikbaar gesteld.

PortalPlus 3

Voortbouwend op dezelfde technologie is inmiddels ook een portal voor medewerkers en alumni gerealiseerd. Dankzij de nieuwe portal is er meer eenheid gekomen over locaties en sectoren heen in het aanbod en de presentatie van informatie en applicaties. Een aantal decentrale en sectorale applicaties kon uitgefaseerd worden. Verder is veel winst behaald bij het beheer en hergebruik van content, images, documenten en flash. Door een fijnmazige autorisatiestructuur te implementeren kunnen content beheerders direct hun eigen content bijhouden, terwijl tegelijkertijd een uniforme presentatie gewaarborgd is dankzij de geldende huisstijl schema’s van de portal.

Praktijkvoorbeeld Regionaal OpleidingsCentrum (ROC): portal voor digitaal aanmelden

Dit ROC uit Zeeland wilde het proces van oriënteren en aanmelden ingrijpend stroomlijnen. Daarbij waren belangrijke uitgangspunten gebruikersvriendelijkheid voor de (potentiële) deelnemer en een efficiënte verwerking in de ‘back-office’. Deelnemers moeten zich via een portal online kunnen oriënteren op het aanbod aan opleidingen aan de hand van diverse zoeksleutels zoals toekomstig beroep, branche, niveau, locatie, opleiding, etc. Na de oriëntatie kan de deelnemer zich online aanmelden en wordt geautomatiseerd een indicatie intake vastgesteld op basis van wettelijke toelaatbaarheideisen. Voor deze instelling is een portal geïmplementeerd op basis van Oracle Portal met een maatwerk module voor aanmelden gebaseerd op Oracle Application Express. Deze module heeft een 8-staps aanmeldproces dat online kan verlopen zonder dat menselijke tussenkomst nodig is.

Een belangrijk onderdeel van de portal is de beheermodule voor het opleidingenaanbod. Deze module wordt gevoed door de opleidingenadministratie in nOISe en is gekoppeld aan een gebruikersvriendelijke content management oplossing. Om de (ingaande en uitgaande) koppelingen tussen de portal en nOISe tot stand te brengen, wordt gebruik gemaakt van een zogenaamde snapshot database. Deze database bevat de belangrijkste gegevens van nOISe en wordt periodiek ververst. Dankzij dit ‘state-of-the-art’ portal kunnen (potentiële) deelnemers zich eenvoudig oriënteren en aanmelden. Het is een vriendelijke en eenvoudige manier om door de bomen van het opleidingenaanbod, het bos te kunnen blijven zien. Tegelijkertijd realiseert dit ROC intern bij de Studenten Adviesdienst een efficiëntieslag doordat de ‘business rules’ van de oplossing zorgen voor een geautomatiseerde indicatie intake op basis van wettelijke toelaatbaarheideisen. Dat scheelt veel uitzoekwerk en data entry omdat een groot gedeelte van de inschrijvingen alleen nog maar goedgekeurd hoeft te worden.

Praktijkvoorbeeld Universiteit: portal voor wetenschappelijk instituut

Binnen deze universiteit is een interfacultair instituut actief dat zich richt op wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de gezondheidszorg. Dit instituut voert op dit moment in samenspraak met zorgverzekeraars, huisartsen en apothekers een onderzoeksproject uit naar het voorschrijfgedrag van huisartsen. Huisartsen krijgen de mogelijkheid om op basis van normdata feedback te ontvangen over welke medicaties ze in welke hoeveelheden voorschrijven bij bepaalde diagnoses. Het uitleveren van de informatie over het voorschrijfgedrag van huisartsen ten opzichte van de normcijfers, is een proces dat gezien het aantal participerende huisartsen zoveel mogelijk geautomatiseerd moet plaatsvinden. En gezien de privacy van de individuele huisarts, ook zoveel mogelijk gepersonaliseerd.

Door Oracle Discoverer te integreren met Oracle Portal is voor dit instituut een portal geïmplementeerd waaop (gepersonaliseerde) rapportages en trendanalyses worden gepubliceerd. De rapportages kunnen aangepast worden per doelgroep. Huisartsen, apothekers en zorgverzekeraars kunnen op die manier ieder de voor hen relevante dwarsdoorsneden van de informatie bekijken op een gebruikersvriendelijke manier en met een consistente presentatie. Deze nieuwe werkwijze is een innovatie in een wereld waarin schriftelijke rapportages veelal nog de boventoon voeren.

Praktijkvoorbeeld Regionaal OpleidingsCentrum (ROC): competentiemanagement

Goed onderwijs staat of valt met goed onderwijspersoneel. Vanuit die gedachte is de wet op de beroepen in het onderwijs (Wet BIO) geformuleerd. De kwaliteit van het onderwijspersoneel staat in deze wet centraal. Van scholen wordt verwacht dat zij aan kunnen geven hoe het onderwijzend personeel de vereiste competenties onderhoudt en welke maatregelen en instrumenten daarvoor worden ingezet. Veel onderwijsinstellingen zijn (mede) daarom bezig om competentiemanagement in te voeren.

Het ROC in dit praktijkvoorbeeld heeft op basis van de gewenste competentiemanagement procesgang een applicatie laten ontwikkelen met behulp van Oracle Application Express. De applicatie wordt via het bestaande, op Oracle Portal gebaseerde, intranet single sign-on aan leidinggevenden en medewerkers ter beschikking gesteld. De procesgang is uitgewerkt in een 5-staps competentiemanagement cyclus die is geautomatiseerd en wordt ondersteund door elektronische formulieren. De nieuwe aanpak betekent een einde aan veel papieren rompslomp. Iedereen heeft zijn persoonlijke elektronische dossier. Zoeken naar kwijtgeraakte formulieren behoort daarmee definitief tot het verleden. Dankzij de applicatie is gewaarborgd dat competentiemanagement op een consistente manier wordt toegepast door leidinggevenden. Via management rapportages is het bovendien mogelijk om continu inzicht te krijgen in de voortgang van de cyclus in de gehele organisatie en waar nodig tijdig bij te sturen.

PortalPlus is Oracle Partner gespecialiseerd in de implementatie van portals. Wilt u meer weten, kijk dan op www.portalplus.nl Als u specifiek meer wilt weten over Portals in het Onderwijs, download dan gratis de gelijknamige whitepaper op de website van PortalPlus.

Lees meer over Portal Plus

Ga terug naar We Love IT uitgave #1 - 2008

Advertentie