PeopleSoft HR De mogelijkheden van E-HRM

Dat PeopleSoft HR uitermate geschikt is om HR processen via het web te ontsluiten hoeft geen betoog. Niet voor niets gebruiken diverse grote organisatie, in alle mogelijke segmenten de E-HRM mogelijkheden van PeopleSoft. Of het nu gaat om werving en selectie, performance management, onkostendeclaraties of het actueel houden van persoonlijke gegevens. PeopleSoft biedt alle benodigde E-HRM oplossingen.

Toch levert E-HRM in de praktijk vaak minder op dan verwacht. Terwijl alle ingrediënten aanwezig lijken te zijn. ‘Ergens’ gaat het mis. En dat is jammer. Zeker wanneer u zich realiseert dat met een aantal eenvoudige stappen u zich deze teleurstelling kunt besparen.

Dit artikel geeft een aantal eenvoudige handreikingen. Stelt -ogenschijnlijkvoor de hand liggende, kritische vragen. En komt met geijkte maar oh zo belangrijke open deuren. Opdat u in staat bent om uit het systeem te halen wat er in zit: optimale E-HRM ondersteuning.

1.1 Alle goede bedoelingen ten spijt

I. het reduceren van de administratieve werkbelasting van P&O zodat zij een betere bijdrage kan leveren aan de HRM koers van uw organisatie;

II. het vergroten van de effectiviteit van personeelsinstrumenten en het verminderen van de bijbehorende kosten;

III. het management beter in staat stellen om verantwoordelijkheid te (kunnen) nemen voor personeelsmanagementstaken doordat medewerker gerelateerde informatie digitaal in de lijn beschikbaar komt, en

IV. de medewerkers een actieve rol en meer inbreng te geven bij hun eigen ontwikkeling en loopbaan. Dat ze daarmee ook verantwoordelijk worden voor het doorvoeren van wijzigingen in hun persoonlijke gegevens hoort daar vanzelfsprekend bij. Dat klinkt heel veelbelovend. Maar, zoals we al eerder aangaven, in de praktijk blijken de resultaten dikwijls bedroevend. Waardoor komt dat als we weten dat het systeem nagenoeg alle E-HRM behoeftes en wensen optimaal ondersteunt?

1.2 Bevalt het resultaat?

Stel, het resultaat valt u behoorlijk tegen en de beoogde business case is absoluut niet sluitend. Misschien (b)lijkt E-HRM voor u toch geen wondermiddel te zijn en is het gebruik in de praktijk nogal teleurstellend. Daarom enkele praktische vragen.

Hoe zagen uw eerste stappen op weg naar het nieuwe HR tijdperk eruit?

Hoe kwam u tot een zinvolle schifting en fasering van alle HR gerelateerde processen die op een of andere wijze via internet te ontsluiten zijn?

En, realiseerde u zich vooraf dat met de medewerker de gegevenseigenaar en informatieverstrekker wordt waar het zijn of haar persoonlijke gegevens betreft?

1.3 Geen implementatie zonder grondige voorbereiding

Om als informatie-eigenaar en informatieverstrekker van persoonlijke gegevens e-processen uit te kunnen voeren is naast een stuk bereidheid ook de mogelijkheid, het ‘kunnen’, nodig. Dat hangt af van diverse factoren. Van technische tot demografische.

“Wil ik het intranet op gaan en daar werkzaamheden uit voeren die voorheen door P&O of het secretariaat werden uitgevoerd? Vind ik überhaupt mijn weg in het intranet bos? Welke informatie dien ik op dit onbekende en onduidelijke scherm in te vullen? Waarom moet ik wekelijks mijn urenstaat digitaal aanleveren? En wat moet ik doen als halverwege mijn jaarlijkse zelfevaluatie mijn dochter van drie besluit mijn laptop te laten crashen?”.

Allemaal evidente vragen die evenzo vaak worden onderschat of zelfs vergeten. Uw nieuwe HR beleid heeft organisatorische consequenties die een grote impact kunnen hebben op de organisatiecultuur in het algemeen en op uw medewerkers in het bijzonder. Processen veranderen. Taken en verantwoordelijkheden veranderen. Verwachtingen veranderen. En de medewerker speelt daarbij een bepalende rol.

1.4 Het nut: de organisatie versus de medewerker

I. Wat is het nut voor de organisatie? Wat is de impact van het E-HRM proces op mijn organisatie in termen van kosten versus (kwalittieve) baten?

II. Wat is het nut voor de medewerkers? Een veel gehoorde medewerkervraag is: ‘Wat heb ik eraan?’.

Door vervolgens elk gewenst E-HRM proces te plotten in de kwadranten van de hiernaast afgebeelde figuur waarin we de genoemde vragen tegen elkaar hebben afgezet, maakt u in één oogopslag het onderscheid tussen kansrijke en zinloze exercities inzichtelijk.

Daarmee voorkomt u dat u geld en tijd gaat investeren in bodemloze putten. U zult uw aandacht daarom richten op de drie andere kwadranten. Snelle successen zoals een wie is wie applicatie zijn waardevol voor de medewerkers. Ze leveren echter relatief weinig nut op voor de organisatie. Op tijd en correct ingevulde urenstaten leveren veel extra waarde op voor de organisatie -organisationele noodzaak- terwijl de medewerker het geregeld als tijdrovend zal ervaren.

Een zelfevaluatie als E-HRM proces, het e-cafetariasysteem, de snelle betaling van gemaakte onkosten. Allemaal processen die in de regel leiden tot een win win situatie.

1.5 Doelgericht investeren: rekening houden met de veranderimpact

Dat vraagt om een gedegen veranderaanpak. Waarbij gekeken wordt naar de veranderbereidheid en het verandervermogen van de organisatie. Naar het commitment van de betrokken leidinggevenden. Naar de mensenkant. En naar de processenkant. Om vervolgens weer de kans op succes te verhogen en een gedegen inbedding in uw organisatie te realiseren.

Daarbij helpt het om in tranches te werken: het implementeren van een aantal E-HRM processen tegelijk,uit elk van de drie kwadranten ‘snelle successen, win win en organisationele noodzaak’ (tenminste) één proces. Zo optimaliseert u steeds het totaalnut -het nut voor de organisatie opgeteld bij het nut voor de medewerker- en minimaliseert u de veranderimpact. Wat ons betreft mag u zich daarbij laten leiden door ogenschijnlijke ‘open-deuren’. E-HRM raakt de hele organisatie. Evaluatie is essentieel. Een robuuste en flexibele architectuur is nodig. En, communiceer en informeer steevast tijdig. Daarmee voorkomt u dat uw ingeslagen weg (alsnog) een doodlopende wordt. Zonder irritatie, kansrijk en op weg naar E-HRM succes. E-HRM valt of staat met beleven en ervaren, en vereist daarom meer dan het implementeren van internettechnologie alleen.

1.6 À la carte systeem door middel van PeopleSoft: een voorbeeld

Na een goed vergelijk bleek de keuze uiteindelijk niet zo moeilijk omdat de voordelen evident waren: Belangrijke aspecten bij de overweging waren uiteraard zaken als implemen-tatiekosten en de technische inpas-baarheid. Maar ook het belang voor en de mening van de medewerkers telt mee! Ondanks het feit dat hier sprake is van een win win volgens het E-HRM diagram wordt er wel ruim voldoende tijd gereserveerd voor het gedegen laten landen van de applicatie binnen de organisatie!