Service Oriented Enterprise

Leidt u naar een flexible en transparante HR organisatie

Het succes van uw HR omgeving wordt mede bepaald door de flexibiliteit en snelheid waarmee uw organisatie en de bijbehorende applicaties kunnen inspelen op veranderingen. HR afdelingen moeten door de aantrekkende belangstelling van E-HRM mee blijven groeien, innovatief zijn en tegelijkertijd een administratieve lastenverlichting teweeg brengen. Daarnaast moeten ze flexibel om kunnen gaan met de veranderingen in de markt. Dit vereist veel van de HR Manager, maar ook van de automatiseringsafdeling.

Probleem

Dit wordt vaak nog bemoeilijkt door het gebrek aan transparantie met betrekking tot de HR processen. Vanuit vele geledingen, maar met name uit de eigen HR afdeling komt geregeld de vraag op hoe de processen lopen, wie voor welke activiteit verantwoordelijk is, welke tussenstappen door wie worden uitgevoerd, enz. Momenteel zijn veel bedrijven druk doende deze processen in kaart te brengen om vervolgens aan te kunnen geven waar eventuele knelpunten liggen.

Een bijkomend probleem van het niet transparant zijn van de HR processen is het beperken van de mogelijkheden van outsourcing - denk hierbij ook aan de inrichting van Shared Services Centers. Het is algemeen bekend dat een proces pas kan worden geoutsourced wanneer de processen transparant en in place zijn. Aangezien de processen vaak niet beschreven en transparant zijn blijken outsourcingstrajecten veelal complex en tijdrovend.

Een ander bekend fenomeen is het probleem met betrekking tot datainconsistentie, veelal veroorzaakt door dubbele invoer. Denk bijvoorbeeld aan een aanstellingsproces. Geregeld wordt bij de sollicitatie al het nodige ingevoerd over de sollicitant. Bij de aanstelling worden deze gegevens vaak nogmaals ingevoerd in het PI-systeem, het toegangssysteem, het telefoonboek, het verlofsysteem, noem maar op. De gevolgen zijn bekend. De medewerker moet lang wachten op zijn autorisaties, heeft niet direct toegang tot het pand, etc. Naast het risico van data-inconsistentie maken bedrijven hierdoor onnodig extra kosten.

Service Oriented Enterprise

SOE is niet zomaar een IT-hype. Er wordt alweer een aantal jaren gepraat over SOE/SOA: het werken met services, oftewel kleine deelprocessen en functionaliteiten. Toentertijd was het een grotendeels theoretische oplossing, aangezien de ondersteunende middelen ontbraken. Daar is inmiddels verandering in gekomen.

Oplossing

Met name de ontwikkelingen rond Oracle Fusion worden door velen nu met veel belangstelling gevolgd. De Oracle Fusion applicatie zal de ‘best of both worlds’ worden als het gaat om de HR, CRM en financiele applicaties. Oracle heeft nu immers een aantal grote spelers in de ERP-markt overgenomen. De ontwikkeling van Oracle Fusion applicaties is nog volop in ontwikkeling vandaar dat Oracle onder vlag van ‘Applications Unlimited’ de continuiteit van de overgenomen huidige applicaties garandeert. Een geruststelling voor alle klanten van deze producten, omdat zij daardoor niet gedwongen worden tot geforceerde upgrades.

Naast een sterke applicatie strategie heeft Oracle ook heel druk gewerkt aan zijn ‘technische hulpmiddelen’. Hulpmiddelen die de klant in staat stellen een service georienteerde omgeving te implementeren. Deze technisch hulpmiddelen noemt men Oracle Fusion Middleware.

De Fusion Middleware richt zich op een aantal gebieden :
• Het ondersteunen en het kunnen toepassen van een Service Oriented Infrastructuur;
• Integratie op een drietal gebieden:
- Integratie van processen binnen de applicatie of over applicaties heen. De tool die binnen de Fusion Middleware dit ondersteunt heet BPEL.
- Integratie van applicaties door de portal technology;
- Integratie van data. Dit wordt binnen de Fusion Middleware ondersteund door de Enterprise Service Bus (ESB). De ESB biedt de mogelijkheid om bestaande systemen binnen een Service
Oriented Architectuur te koppelen.
• Beveiligingsaspecten;
• Open standaarden.

Met name BPEL en de ESB worden nu al ingezet bij organisaties om bestaande systemen en processen te kunnen integreren. BPEL staat voor Business Process Execution Language en wordt door veel leveranciers, waaronder Oracle, als hulpmiddel geboden. De combinatie BPEL en ESB stelt organisaties in staat om integraties van processen en systemen binnen een Service Oriented Architecture omgevingen te kunnen realiseren.

Door nu al gebruik te maken van de Oracle Fusion Middleware waaronder BPEL en ESB, kan binnen uw huidige infrastructuur toegevoegde waarde op bovenstaande gebieden worden behaald. Dit betekent dat u blijft werken met uw huidige applicaties maar de Oracle Fusion middleware gebruikt om voordelen te halen uit de integratie van al uw huidige systemen.

Waar liggen nu de voordelen als het gaat om mijn business processen? Een business proces bestaat, simpel gesteld, uit activiteiten (business services). Een activiteit is op te splitsen in services oftewel diensten. Een dergelijke dienst (IT service) kenmerkt zich doordat het een klein element is. Een element dat eenvoudig te modelleren en uit het proces te halen is en eenvoudig kan worden vervangen door een andere service. In feite bestaat een service uit twee delen: de interface, waar de ‘input’ en de ‘output’ van de service wordt beschreven, en de functionaliteit, de binnenkant, van de service.

Binnen de Service Oriented Enterprise kunnen verschillende systemen gebruikt worden. Het kan best zijn dat u in uw organisatie werkt met een HR-systeem van PeopleSoft, een payrollsysteem van SAP en een fi nancialssysteem van Oracle. De nieuwste versies van deze systemen leveren services die met elkaar te zijn verbinden (orchestreren) tot een business proces. Dit verbinden is met een meegeleverde tool als BPEL fl exibeler en vooral sneller geworden. Het inrichten van een service georiënteerde omgeving kan dus met de bestaande applicaties in uw systeemlandschap, met als technische voorwaarde dat ze in staat zijn webservices te leveren.

Toepassing van SOE doet ook wonderen voor de complexiteit van het systeemlandschap. Dat komt vooral doordat het ‘wat’ en het ‘hoe’ worden ontkoppeld. Gebruikers van een service kunnen zien ‘wat’ deze voor hen kan doen, maar hoeven niet te letten op ‘hoe’ dit gerealiseerd moet worden. De ontwikkelaars richten zich op ‘hoe’ deze service het beste gebouwd kan worden.

De Service Oriented Enterprise brengt dus fl exibiliteit in uw IT landschap en transparantie in uw businessprocessen. De automatiseringsafdeling zal niet meer de belemmerende factor zijn bij het doorvoeren van wijzigingen in uw processen.

Portaaldenken

Denkt u bijvoorbeeld aan een adreswijziging van een medewerker binnen uw traditionele omgeving. Koppelen van services is immers relatief snel te realiseren. Waar veel applicaties een actueel adres nodig hebben, zal uw HR bronsysteem ervoor zorgen dat de andere applicaties via interfaces of handmatige transacties worden gevoed. Nadeel van deze werkwijze is vaak de actualiteit van de gegevens en, vooral als gaat om handmatige acties, de kans op fouten. Wanneer u werkt met een portaal binnen een Service Oriented Enterprise worden deze mutaties automatisch in de verschillende systemen, zonder ingewikkelde en foutgevoelige interfaces, doorgevoerd.

Onderstaande tekening geeft een korte beschrijving van een Service Oriented Enterprise. Het portaal binnen de Service Oriented Enterprise geeft u toegang tot al uw huidige applicaties. Dit wordt allemaal mogelijk gemaakt door de middelste laag, oftewel de orchestratielaag. Deze laag verbindt het portaal met al de huidige applicaties binnen het bedrijf. Elke in het portaal ingevoerde wijziging zal door de orchestratielaag keurig real-time worden doorgevoerd in uw applicaties.

Wijzigingen binnen uw proces en functionaliteiten zijn nu makkelijker door te voeren. Binnen de orchestratielaag worden al uw processen centraal beheerd en zijn wijzigingen snel inpasbaar door de services die hier op een gestandaardiseerde manier aan elkaar worden verbonden.

Hoe

Op het moment dat systeemlandschap en processen in kaart zijn gebracht is een gefaseerde aanpak de beste weg, als u de huidige systemen wilt integreren in een service georiënteerde omgeving. Begin daarom niet met het totale systeem, maar werk, met het geheel in het achterhoofd, van deelproces naar deelproces. Bepaal waar voor uw bedrijf de ‘quickwin’ ligt.

Kijkt u alleen eens naar uw aanstellingsproces. Bij een aanstelling legt u voor uw nieuwe medewerker veel gegevens vast. Zijn gegevens dienen vaak ook bekend te zijn op andere afdelingen, er dient wellicht een badge, een lease auto of een laptop beschikbaar te zijn. Al deze afdelingen hebben vaak hun eigen systeem waar de afhandeling van deze producten wordt geregeld. Via een Service Oriented Enterprise blijven al deze verschillende systemen intact, maar worden bediend door een portaal. De services regelen dat uw ingevoerde informatie in het juiste systeem terecht komt.

Als u eenmaal uw processen of een deel van uw processen heeft ingericht in een Service Oriented Enterprise zijn uw processen makkelijker te beheren en zijn wijzigingen sneller en fl exibeler in te voeren.

Het is bovendien mogelijk stukken binnen uw proces bij andere partijen neer te leggen. U kunt delen van uw proces bijvoorbeeld outsourcen of processen onderbrengen in een shared services center.

Onderstaand schema laat een voorbeeld zien hoe twee van uw huidige processen kunnen lopen binnen een Service Oriented Enterprise. Er is een aantal partijen betrokken bij dit proces; de medewerker die bijvoorbeeld via Employee Self Service een mutatie invoert, een externe partij die verantwoordelijk is om binnen dit proces handelingen te verrichten en een shared services center waar soortgelijke stappen binnen de processen worden afgehandeld.

Dit soort processen zijn vaak lastig in te passen in een niet service georiënteerde omgeving. Denkt u bijvoorbeeld alleen maar eens aan de volgende zaken:
- Communicatie tussen uw IT systemen, u wilt een foutloze communicatie die real-time werkt;
- Flexibiliteit, wanneer u het proces wilt wijzigen moet dit eenvoudig en snel kunnen;
- Controleerbaarheid, u wilt onderdelen van het proces en het totale proces kunnen bewaken;
- Beheersbaarheid, u wilt dat uw proces eenduidig en makkelijk te beheren is;
- Beveiliging, u wilt de onderdelen die door de diverse partijen worden uitgevoerd goed beveiligen;
- Behoud van de infrastructuur, wanneer u onderdelen gaat beleggen bij andere partijen moeten deze partijen gewoon kunnen blijven werken met hun eigen infrastructuur en hun eigen applicaties.

Al deze onderwerpen zijn de sleutelwoorden van een Service Oriented Enterprise.

Wanneer u nu binnen uw huidige omgeving veel tijd en geld kwijt bent aan de totale beheersing van uw processen en waar de IT afdeling vaak de beperkende factor is als het gaat om het kunnen beheren en kunnen doorvoeren van wijzigingen zal de stap naar een Service Oriented Enterprise alleen maar toegevoegde waarde leveren.

Dit artikel is geschreven door Ronald van den Berg, Tim van der Wal en Mark van Ringelestijn.
Ronald van de Berg en Tim van der Wal zijn werkzaam als Managing Consultant binnen de practice HR Transformation van Capgemini, Mark van Ringelestijn is Principal Consultant binnen dezelfde practice.