Shared Service Center van Content en Creyf's verbetert Business Intelligence

Wekelijkse rapportageperiodes bij uitzendorganisaties uitdaging voor beheerderorganisatie.

Veel organisaties besteden tegenwoordig aandacht aan het structureren van brondata in datawarehouse-omgevingen. Actuele en betrouwbare rapportagegegevens zijn belangrijk voor een accurate bedrijfsvoering. Ook kan aangetoond worden dat organisaties die sturen op basis van cijfermatige managementinformatie, zich effectief onderscheiden van andere. Wanneer rapportagecycli korter zijn en er grote afhankelijkheden zijn voor de planning en de resultaten van de organisatie, wordt het belang van een goede informatiehuishouding groter. Steeds meer organisaties ondersteunen die informatievoorziening door middel van een datawarehouse. Het Shared Service Center van enkele Nederlandse uitzendorganisaties, waaronder Content en Creyf 's, vroeg aan Kadenza hen te ondersteunen bij het verbeteren van hun Business Intelligence-omgeving.

Sluitende informatiearchitectuur

Het SSC wordt elke week opnieuw geconfronteerd met de uitdaging de basis van de informatiearchitectuur in het datawarehouse sluitend te krijgen. Eric Fickel, hoofd Applicaties en Projecten bij het SSC signaleerde de vraag naar de verbetering van de informatievoorziening: 'De key users van de informatie zoals de directie, de business analisten en managers liepen regelmatig aan tegen rapportages die een onvolledig of vertekend beeld gaven. De rapportages werden gegenereerd met informatie uit verschillende systemen, die vervolgens samengebracht werd in het datawarehouse. Soms bleek de data vanuit de bronsystemen niet compleet of niet tijdig aangeleverd te worden.'

Het was voor de beheerder van het datawarehouse zeer moeilijk om de gegevens te controleren. Inhoudelijk is een beheerder niet betrokken. Technisch werd hij in de mogelijkheden beperkt doordat één van de belangrijkste bronsystemen werkt op basis van het ASP-model. Hierdoor ontstonden aanleveringproblemen die resulteerden in onjuiste en onvolledige rapportages. Fickel vervolgt: 'Dat was onacceptabel, want juist voor ons type organisatie is het erg belangrijk dat de gegevens in de managementrapportages tijdig, volledig en correct zijn. Het werd ons duidelijk dat we behoefte hadden aan verbetering van de controle op de laadstromen van het datawarehouse. Ook hadden we onze vraagtekens bij de beheerbaarheid van onze rapportageomgeving.'

Niet alleen zag Fickel punten voor verbetering. Ook voorspelde hij een groei in de informatiebehoefte. 'We wilden de verbeteringen aan het datawarehouse grondig aanpakken. Daarnaast willen we in de toekomst voorzien in de vraag naar meer en andere informatie. Bij de opdrachtformulering hebben we benadrukt we dat we een audit wilden doen op de bestaande informatiebehoefte en dat er vervolgens gekeken moest worden naar de mogelijkheden om flexibel uit te breiden in de toekomst.'

Onafhankelijke partner

Het SSC zocht een partner die zowel een onafhankelijke audit uitvoert, als gedegen aanbevelingen doet én in de praktijk ondersteunt bij het oplossen van de Business Intelligence-problemen rondom de informatievoorziening. Daartoe wendde Eric Fickel zich tot Kadenza, specialist op het gebied van Business Intelligence- en datawarehouse- vraagstukken: 'In eerste instantie deed Kadenza de audit en adviseerde ons uitgebreid op de punten die voor verbetering vatbaar waren. De aanbevelingen werden goed ontvangen door onze interne klanten, de business van de organisatie. In overleg met hen besloten we de meeste aanbevelingen door Kadenza te laten doorvoeren. Kadenza bleek niet alleen goed in de audit, maar gaf ook concrete aanbevelingen en ondersteunde ons in de praktijk bij het implementeren.'

Projectaanpak en deeltrajecten

Ook de rapportagestructuur werd aangepakt. 'We werkten met verschillende versies van Business Objects, onze rapportage tool', licht Fickel toe. 'Bij sommige rapportages moesten de eindgebruikers hun informatie halen uit verschillende 'universes', semantische business lagen over de data heen. In sommige gevallen was het zelfs zo dat de benodigde informatie van een rapport niet beschikbaar was of vanuit meerdere universes gehaald moest worden. Daardoor waren mensen voor een informatieverzoek tegelijkertijd aangewezen op verschillende bronnen. Soms konden ze gewoonweg niet beschikken over bepaalde informatie. Je begrijpt dat dat geen wenselijke situatie was.'

Kadenza hielp de informatievoorziening aan te passen. 'Zij kwamen met aanbevelingen op het gebied van beveiliging en stelden voor om de universes aan te passen, zodat we per werkmaatschappij onderscheid kunnen maken in de gegevens en de rapportages', aldus Fickel. Ook ondersteunde Kadenza de migratie naar versie 6.5 van Business Objects. Verder adviseerde Kadenza een aantal aanpassingen op het organisatorische vlak. 'Naast de kwalitatieve verbetering die dat oplevert in de gegevens zelf, konden we daarmee ook het draagvlak voor het verandertraject vergroten,' zegt Fickel.

Kadanza schreef een projectaanpak gebaseerd op verschillende deeltrajecten en hielp de beheerderorganisatie bij het verandertraject. Zij voerden buiten de dagelijkse processen om verbeteringen in de systemen door en hielpen de Business Object-omgeving te upgraden. De consultants van Kadenza begeleidden en trainden de beheerders gedurende het gehele proces en bleven ook na de oplevering in februari 2006 betrokken voor onder meer coaching, hulp bij de herstructurering van documentatie, autorisaties en beveiliging van de Business Objectsomgeving en de inrichting van de nieuwe universes.

Optimaal resultaat

Incidenteel laat het SSC toch incomplete rapportages door. Fickel: 'Tegenwoordig is er een besluitmoment vanuit de business om dit wel of niet door te laten lopen. Zeker met een rapportagecyclus van slechts een week kunnen zij zich het niet veroorloven om helemaal geen beeld te hebben van omzetten en resultaten, zelfs wanneer bepaalde velden niet gevuld zijn. Wij geven onze afnemers daarbij inzicht in het belang van het volgen van de processtappen en verwachten dat in de toekomst alleen maar verder te verbeteren.'

Beheertechnisch vereenvoudigd en performance verbeterd