BI: van vraagteken tot efficiënt hulpmiddel

Door Wouter van der Brugghen, business development manager BI bij Oracle Benelux

De integratie van Business Intelligence (BI) met de bedrijfsprocessen zorgt voor een toename van service aan klanten, een toename in het genereren van inkomsten en het verlagen van kosten. Toch wordt de kracht van BI nog vaak onderschat door managers. Ook zijn er vraagtekens over hoe je BI naar de werkvloer kunt brengen.

De meeste organisaties zien in dat ze efficiënter en succesvoller zijn als ze werknemers op alle niveaus voorzien van accurate, consistente en relevante informatie om gefundeerde beslissingen te kunnen nemen. Maar niet alle organisaties hebben de visie dat ze door het inbedden van BI-systemen in hun core bedrijfsprocessen, voordelen ten opzichte van hun concurrenten kunnen vergroten. Dit komt gedeeltelijk doordat managers zich er niet van bewust zijn dat dit mogelijk is met de BI-oplossingen van nu. De softwareindustrie heeft grote stappen gezet in het ontwikkelen van intuïtieve maar vooral ook gebruikersvriendelijke BI-applicaties. Managers en de meer 'casual' gebruikers zagen BI altijd als een specialistisch aspect van de organisatie, dat buiten de dagelijkse bedrijfsprocessen valt.

Het probleem is verergerd door de overvloed aan verschillende tools in de meeste organisaties. Dit komt doordat afdelingen en andere gebruikersgroepen data standaarden en BI binnen elke applicatie afzonderlijk adresseren en niet toepassen als een overall corporate oplossing. Verschillende gebruikersgroepen hebben de beschikking over verschillende tools die onafhankelijk van elkaar werken. Weer een ander scherm waar gebruikers naar moeten kijken als ze een bepaalde taak moeten uitvoeren. De meeste negeren het en werken door op de oude bekende manier.

Kapitein en de manager

Helaas hebben managers in tal van branches te maken met een stuurloze organisatie met flink wat minder kennis dan de kapiteins op zee. Hoe presteert bijvoorbeeld de sales afdeling van dag tot dag over alle divisies heen? Hoe efficiënt zijn leveranciers met hun supply chain? Maar misschien nog interessanter is om te kunnen bekijken hoeveel de organisatie in de komende periode gaat verkopen. Een hoop managers werken met de druk om belangrijke zakelijke beslissingen te nemen zonder dat zij toegang hebben tot kwalitatief hoge, vertrouwelijke en toegespitste informatie over de operationele en financiële resultaten. Het analyseren en interpreteren van informatie wordt een steeds belangrijker onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden.

Routine

Deze toegevoegde waarde heeft drie redenen. Ten eerste is het mogelijk om met BI-software vanuit bedrijfsprocessen rapportages te maken die per e-mail of mobiele apparatuur verspreid kunnen worden naar anderen. Op deze manier kunnen bijvoorbeeld ongunstige trends worden gerapporteerd aan het marketingteam met een advies over de te nemen acties zoals het initiëren van een promotie- of reclamecampagne.

De tweede manier om waarde toe te voegen is door BI-funcationaliteit toe te voegen aan bedrijfsprocessen waardoor ?analytische workflows? worden gecreëerd. Deze kunnen automatisch queries uitvoeren, condities evalueren en key performance indicatoren berekenen.

Ten derde zijn organisaties door de integratie van BI met bedrijfsprocessen in staat om business te initiëren als resultaat van veranderingen in de gegevens die zijn geanalyseerd. BI-software beschikt over intelligent agents, die continu trends en transacties analyseren volgens voorgedefinieerde instellingen en zelflerende regels. Wanneer een uitzondering is gevonden kan het automatisch een marketingboodschap of -campagne initiëren. Dit is real-time proactieve business intelligence ter ondersteuning van bedrijfsprocessen.

Het voordeel

Het integreren van BI met de core systemen van de organisatie maakt de bedrijfsprocessen onderscheidend ten opzichte van die van de concurrentie. Het kan zorgen voor een toename van de kwaliteit van de klantenservice, het genereren van extra omzet en het helpt bij kostenreductie.

Onderzoek

Het is om deze reden dat traditionele BI tools, die rapporteren genereren gebaseerde op historische informatie, niet voldoende meer zijn. BI moet juist een natuurlijk onderdeel worden van de dagelijkse werkzaamheden. De BI-omgeving moet laagdrempelig zijn. Zij krijgen relevante informatie aangeleverd, specifieke informatie in de context van hun werk. Dit gebeurt volgens een 'push' model, in plaats van een 'pull' model. Het integreren van BI in de operatie van de organisatie zorgt voor blijvend concurrerend voordeel. In de concurrerende markten van nu, met snel toenemende data volumes, zijn informatie en inzicht belangrijker dan ooit voor de prestaties en het succes van de organisatie.