We Love IT > Magazine > Inhoud - 2008 uitgave 2 > Qualogy

Tooling voor het implementeren en beheren van Oracle e-Business Suite!

Door Ir. L.W. de Werker

Een Oracle e-Business Suite systeem bevat vele parameters, opties en keuzelijsten die moeten worden gevuld voordat het systeem werkt zoals de gebruikers het zouden willen. Tijdens de implementatie zullen vele discussies worden gevoerd tussen implementatiespecialisten en gebruikers over de te kiezen werkmethodes. Uiteindelijk zullen de gemaakte keuzes moeten worden vertaald in te kiezen opties in Oracle e-Business Suite.

Qualogy - afbeelding 1

Iedere implementatiespecialist weet dat er diverse schermen zijn waar die opties moeten worden vastgelegd. Zo heb je alleen al voor de module Accounts Receivable meer dan 40 schermen waarin je opties moeten kiezen, bijvoorbeeld voor betaaltermijnen, transactietypes, goedkeuringslimieten, bankgegevens, belastinggegevens en systeemopties. Zie afbeelding 1 voor een voorbeeld van een van de vele inrichtingsschermen.

Inrichtingsgegevens documenteren

Een ervaren inrichtingsspecialist weet zijn weg wel te vinden in al deze schermen. Bovendien heeft een dergelijke specialist houvast aan de implementatiehandboeken waarin stap voor stap staat beschreven hoe je de inrichting zou moeten doen om tot een werkend systeem te komen. Een heel belangrijk onderdeel van een e-Business Suite implementatie is het schriftelijk vastleggen van alle gemaakte keuzes. Tijdens de implementatie wordt er dan ook altijd veel aandacht besteed aan het documenteren van de inrichting. Op het moment van oplevering van het ingerichte systeem zal de documentatie in de meeste gevallen een redelijk nauwkeurige afspiegeling zijn van de werkelijke inrichting zoals die is terug te vinden in het opgeleverde systeem.

In de praktijk zie je gebeuren dat in de maanden en jaren na de oplevering een steeds grotere discrepantie ontstaat tussen de inrichtingskeuzes die terug te vinden zijn in de documentatie en de werkelijke inrichting zoals die aanwezig is in de productieomgeving. Hiervoor zijn diverse redenen aan te wijzen. Het exact bijhouden in de documentatie van de aanpassingen die zijn gedaan in het productiesysteem, is een secure taak die een bijna onmenselijke zelfdiscipline vereist. Daarbij komt dat iemand zich makkelijk vergist en niet alle wijzigingen in de productieomgeving op alle plekken in de documentatie aanpast. Een andere reden is dat mensen een foutje kunnen maken. Er zijn veel inrichtingskeuzes en een typefout in het systeem of in de documentatie is makkelijk gemaakt. Qualogy Applications heeft drie jaar geleden een product in de Nederlandse markt gezet dat kan helpen om de documentatie van een Oracle e-Business Suite omgeving op eenvoudige wijze actueel te houden. Dit product heet ConfigSnapshot en is ontwikkeld door een Brits bedrijf genaamd CompelSysoa. ConfigSnapshot biedt de functionaliteit om inrichtingsgegevens uit een omgeving te extraheren zonder dat de Oracle e-Business Suite applicatie zelf hoeft te worden gestart. Deze tool maakt het mogelijk om per module met een druk op de knop de inrichtingsgegevens uit de e-Business Suite op te halen.

Qualogy - afbeelding 2

In afbeelding 2 bevindt zich een voorbeeld van enkele regels van een extractie uit de module Oracle Accounts Payable die met ConfigSnapshot is gemaakt. Alle actuele inrichtingsgegevens staan in een eenvoudig toegankelijk overzicht bij elkaar. Waar een beheerder gewoonlijk door diverse inrichtingsschermen moet gaan om te achterhalen hoe de inrichting er precies uitziet, kan hij door gebruik te maken van ConfigSnapshot dergelijke gegevens snel inzichtelijk hebben. Bovendien is een organisatie in staat om inrichtingsgegevens te ontsluiten naar gebruikers en afdelingen die normaal geen toegang hebben tot de inrichtings-schermen van de Oracle e-Business Suite, terwijl deze gebruikers wel graag inzichtelijk willen hebben hoe (onderdelen van) de inrichting er uitzien.

Wijzigingen bestuderen

Een gebruiker of beheerder van een Oracle e-Business Suite systeem wordt helaas regelmatig geconfronteerd met bugfixes en patches die moeten worden geïnstalleerd op een e-Business Suite omgeving. Na het draaien van de patch worden de getroffen componenten getest en als alles goed lijkt te gaan wordt de patch op de productieomgeving gedraaid. Er ontstaat dan soms een situatie waarin een niet getest onderdeel van de applicatie niet meer functioneert zoals voor het draaien van de patch. Op zo een moment start dan een analyse die onder grote druk moet worden uitgevoerd, aangezien een ongewenste situatie op een productieomgeving zo snel als mogelijk moet worden verholpen. Het is echter soms zoeken naar een speld in een hooiberg, waarbij de beheerder voor lange tijd uiterst geconcentreerd te werk moet gaan, aangezien een kleine wijziging makkelijk over het hoofd wordt gezien.

ConfigSnapshot biedt de mogelijkheid om de inrichting van de omgeving voor en na het draaien van de patch met elkaar te vergelijken. Zo krijgt men in één overzicht te zien wat alle wijzigingen in de inrichting zijn geweest die door de patch zijn doorgevoerd. Met zo een overzicht kan de beheerder gericht zoeken naar de oorzaak van de verstoring en dat scheelt veel uitzoekwerk.

Het is tevens mogelijk om slechts een onderdeel van de inrichtingsgegevens op te halen zodat nog meer gericht kan worden gezocht. Zie ook afbeelding 3. Zo kunnen die onderdelen van de inrichting naar voren worden gehaald, die betrekking hebben op wijziging vanaf een bepaalde datum of wijzigingen uitgevoerd door een bepaalde gebruiker. Voor bedrijven die rekening dienen te houden met de Amerikaanse Sarbanes Oxley regelgeving is dit bijna een vereiste.

Omgevingen vergelijken

Tijdens het implementeren van Oracle e-Business Suite is een van de uitdagingen het synchroon houden van de diverse omgevingen die tijdens de implementatie worden gebruikt, zoals ontwikkelomgeving, gebruikers acceptatieomgeving en toekomstige productieomgeving.

In veel gevallen blijft het inrichten van een omgeving een manuele taak, waarbij fouten kunnen worden gemaakt. Door ConfigSnapshot kunnen verschillen tussen omgevingen snel inzichtelijk worden gemaakt, waarna eventuele (type)fouten kunnen worden hersteld.

ConfigSnapshot maakt het mogelijk om e-Business Suite omgevingen met verschillende versies (b.v. versie 11.5.10.2 en versie 12.04) met elkaar te vergelijken. Zo kunnen omgevingen voor en na migratie naast elkaar worden gezet, zodat meteen helder is waar de verschillen zitten. ConfigSnapshot biedt ondersteuning voor de volgende versies van Oracle e-Business Suite: 11.0x, 11.5.x en 12.x.

Gebruikerservaringen

In Nederland zijn er diverse bedrijven die ConfigSnapshot hebben aangeschaft. Een van die bedrijven is @Home. De heer ing. S. Veldhuis van de afdeling Technical Operations Enterprise Management, vertelt over zijn ervaringen:

“We gebruiken de tool om op eenvoudige wijze onze set-up documentatie actueel te houden. De set-up documentatie wordt door ons geëxtraheerd en op een centrale plek online gezet, zodat bevoegde personen de documentatie kunnen inzien.”

“In een van onze belangrijkste processen maken we gebruik van Dunning sets. Op de inhoud van de Dunning letters vinden regelmatig aanpassingen plaats. Wij gebruiken ConfigSnapshot om de actuele teksten uit de e-Business Suite te halen. Vervolgens stellen wij deze beschikbaar aan de gebruikersorganisatie zodat zij kunnen aangeven welke onderdelen moeten worden aangepast. Deze wijzigingen passen wij toe op de productieomgeving, waarna we terugkoppelen naar de gebruikers organisatie wat door ons is aangepast in de productieomgeving. Waar we normaal een dag nodig hadden om zo’n verandering goed door te voeren, zijn we nu in 1 uur klaar.”

“Een tijd geleden hebben we een rebranding doorgevoerd van Essent Kabelcom naar @Home. We hebben met ConfigSnapshot een uitdraai gemaakt van alle (maatwerk) Alerts, waarna we een complete lijst hadden van alle aan te passen emailadressen in Oracle e-Business Suite. Na het doorvoeren van de verandering hebben we deze lijst nogmaals gedraaid om te zien of we niet per ongeluk een e-mail adres vergeten hadden.”

“We gebruiken ConfigSnapshot om overzichten uit te draaien van Gebruikers en hun Autorisaties. Wat wij gewoonlijk met de hand en enkele scripts deden, wordt nu automatisch voor ons gedaan.”

Beperkingen en potentiële verbeteringen

ConfigSnapshot is niet zaligmakend. Je kunt er je set-up mee documenteren en analyseren. Er zijn een paar tekortkomingen die de moeite van het vermelden waard zijn. Zo kun je geen set-up inladen in een schone omgeving. Hier wordt vaak om gevraagd, en het zal iedereen duidelijk zijn waarom. Het inladen van een set-up is echter niet mogelijk. ConfigSnapshot is een cliënt/ server tool, dat wil zeggen dat je de software op iedere PC afzonderlijk moet installeren. Er zijn wel plannen voor een Java versie van het product maar dit zal nog wel even op zich laten wachten. Tevens is het niet mogelijk om extracties van de set-up in te plannen zodat je ze ’s nachts kunt laten draaien om ze vervolgens de volgende dag te gebruiken. Dit is soms handig aan gezien bepaalde extracties best veel tijd vergen in grote productieomgevingen. Gelukkig is de tool niet belastend voor de PC of de server en kun je het gewoon op de achtergrond zijn werk laten doen, terwijl je zelf verder gaat met andere werkzaamheden.

Voordelen op een rij

Er zijn diverse redenen voor organisaties om met een tool als ConfigSnapshot aan de slag te gaan. Deze redenen zijn onder andere:

Grotere betrouwbaarheid; ConfigSnapshot maakt de inrichtingsdocumentatie betrouwbaar. De inrichtingsgegevens kunnen immers direct uit de database worden gelezen, zodat de inrichtingsdocumentatie altijd één-op-één loopt met de situatie in de productieomgeving.

Snellere Analyses; ConfigSnapshot geeft snel inzicht in de inrichting van e-Business Suite omgevingen. Inrichtingsgegevens van 2 omgevingen staan in twee overzichtelijke kolommen naast elkaar. ConfigSnapshot biedt zelfs de mogelijkheid om alleen de verschillen tussen omgevingen naar voren te halen, waardoor de oorzaak van een probleem in één keer inzichtelijk kan worden gemaakt.

Lagere implementatiekosten; Een belangrijk onderdeel van de implementatie, namelijk het vastleggen van de inrichting door middel van documentatie, zal met veel minder inspanning gepaard gaan. Nadat de implementatie is afgerond kan de inrichtingsdocumentatie eenvoudigweg worden gegenereerd.

Lagere beheerkosten; Problemen in de productieomgeving zijn sneller te achterhalen, doordat de inrichtingsgegevens snel boven tafel te halen zijn. Een applicatiebeheerder kan zodoende meer issues afhandelen op een dag. Tevens zijn verschillen tussen omgevingen snel inzichtelijk te maken, waardoor eventuele vergissingen sneller te verhelpen zijn. Bovendien is ConfigSnapshot eenvoudig in gebruik. De tool is intuïtief en is opgebouwd rondom de terminologie die Oracle e-Business Suite eigen is.

Ir. L.W. de Werker, Qualogy Applications B.V.

Lees meer over Qualogy

Ga terug naar We Love IT uitgave #2 - 2008

Advertentie