CIO Trendmonitor: Business Manager niet blij met IT-rekening
Maar ook de IT-manager voelt zich onprettig over gestuurde
factuur
Oude Wetering, 27 september 2006 --
Onderzoek van OrangeWing
Consulting onder Nederlandse CIO’s wijst uit dat business
managers steeds vaker
teleurgesteld raken over de IT-rekening. Ondanks allerlei initiatieven
vanuit
IT om de kosten vooral inzichtelijker te maken, neemt de tevredenheid
aan de
businesskant af. Alleen duidelijke stuurinstrumenten voor de business
kunnen
dit sentiment veranderen.
“Twintig jaar geleden werd
IT door de
automatiseringsafdeling ieder jaar gebudgetteerd”, zegt
Joachim Vandecasteele,
senior consultant en
initiator van het onderzoek. Inmiddels is elk groot tot middelgroot
bedrijf daarvan
afgestapt en wordt IT door business units gefinancierd. Van software
tot
hardware, van kleine wijzigingen tot grote innovatieprojecten; de
rekening
wordt steeds weer op het bord gelegd van de business manager. Deze
krijgt zo
een groot inzicht in de specificatie van de IT-rekening. Dit inzicht
leidt
echter steeds vaker tot teleurstelling, omdat de business manager
onvoldoende
sturing kan geven aan de IT-kosten.
Waar komt die hoge rekening vandaan?
Uit het onderzoek komt naar voren dat
negen van de tien
bedrijven kampt met oude en vrij dure systemen terwijl niet duidelijk
is wat ze
opleveren. Als oude systemen vervangen worden door nieuwe, is het maar
de vraag
of de stekker echt uit de oude systemen wordt getrokken.
“Daarnaast wordt
de toename van de omvang en
complexiteit van IT onderschat”, meent Vandecasteele.
“Bedrijven vinden het
doodnormaal dat ze real-time een integraal klantbeeld van alle klanten
op hun
scherm kunnen toveren. Dat het zeer complex is om alle gegevensbronnen
te
koppelen wordt hierbij zwaar onderschat. Het zou mooi zijn als IT
gebruikers
(en vooral de betalers van de IT rekening) eens vijf jaar terug konden
gaan in
de tijd. Dan zouden ze zich pas beseffen dat hun mogelijkheden de
afgelopen
jaren fors zijn toegenomen.”
Ook is er veel discussie over de
verdeelsleutel: welke
afdeling betaalt welk deel van het project? Vaak zijn deze grenzen
moeilijk te
trekken. Daarbij wordt de rekening soms politiek doorbelast.
Bedrijfsonderdelen
die moeten ‘sparen’ voor een ander project worden
bijvoorbeeld ontzien, terwijl
andere onderdelen het project moeten ‘dragen’. Dit
zorgt vaak voor scheve
blikken. “Het laten betalen van alle IT kosten door de
business units is echter
wel de manier waarop het moet gaan”, vindt Vandecasteele,
“Doordat de business
units inzien wat de kosten zijn kunnen ze beter sturing geven aan
IT-bestedingen.”
De resultaten van het onderzoek zijn
zoals verwacht. “Als
het over kosten gaat zijn ze altijd te hoog. Ook weten we allang dat de
(on)zichtbaarheid van IT een knelpunt is. Toch voelt de IT-manager zich
onprettig over de rekening die wordt gestuurd.” Om de kosten
te drukken en de
teleurstelling te minimaliseren heeft OrangeWing op basis van het
onderzoek een
aantal adviezen opgesteld:
- Relateer continuïteit van IT
aan omzetgroei. Systemen moeten
altijd beheerd en onderhouden worden. Als dit te weinig gebeurt leidt
dit tot
achterstallig onderhoud. Als dit te veel gebeurt ontstaat er
geldverspilling.
Omdat het zeer ingewikkeld is om te bepalen welk niveau optimaal is,
kan deze
groei worden gerelateerd aan de omzetgroei van het gehele bedrijf.
“Nice to
have” werkzaamheden op dit gebied kunnen dan op basis van de
behaalde
omzetgroei wel of niet uitgevoerd worden.
- Kill Management systemen: Wanneer
systemen worden
samengevoegd naar één nieuw systeem, blijven de
oude vaak bestaan. Zorg dat
deze zo snel mogelijk uitgefaseerd worden. Daarbij helpt het om
bijvoorbeeld de
totale kosten van een mainframe of server volledig op de IT-rekening
van de
laatste gebruiker te zetten. De kosten van het in de lucht houden van
oude
systemen blijven anders oneindig doorlopen.
- Business Case Management: Houd goed
in de gaten of de
business case positief blijft. Doe periodiek (jaarlijks of
halfjaarlijks) een
herijking van alle business cases. Niet alleen de ingeschatte kosten en
baten
kunnen gedurende de looptijd van een project wijzigen, maar ook de
business
waarin ze toegepast worden. Hierdoor kunnen business cases onverwacht
niet meer
rendabel zijn of juist strategisch extra belangrijk worden.
- Houd de IT-rekening simpel: Houd de
IT-rekening simpel voor
de ontvanger ervan. De betaler moet de onderdelen kunnen herkennen en
verifiëren. Vergeet daarbij niet dat afhankelijk van de
branche 65% tot 95% van
de totale businesskosten niet IT-gerelateerd zijn. Daarbij komt dat het
opmaken
van zeer gedetailleerde IT rekeningen veel tijd kost, waardoor de
‘cost of
costing’ voor zowel business als IT
te hoog wordt.
- Leg de business manager alleen
stuurbare keuzes voor: Zorg
dat de business manager kan sturen door hem op díe manier
van informatie te
voorzien, dat hij een beslissing kan nemen. Innovatie wordt al door de
business
geïnitieerd, bestuurd en betaald, maar voor IT
continuïteit kan de business
alleen het volume en beperkt de kwaliteit van de dienstverlening
beïnvloeden.
En laat ze alleen over relevante dingen iets zeggen.
- Onderken het Tsunami-effect van
innovatie: Alle nieuwe
systemen moeten beheerd en onderhouden worden. Het wordt nog wel eens
vergeten
dat slechts 20% van de kosten van een systeem de ontwikkelkosten zijn.
De overige
80% zijn kosten voor beheer en onderhoud gedurende de gehele
levenscyclus van
een systeem. Kortom, eerst een hoge innovatiegolf, daarna enkele jaren
structureel hogere IT-kosten. Stuur daarom op de Total Cost of
Ownership (TCO)
van systemen!
- Centraal willen is centraal betalen:
Concernbrede projecten
moeten centraal gefinancierd worden. De Raad van Bestuur of directie
moet hier
budget voor vrijmaken. Projecten van een dergelijke omvang moeten
buiten
discussie van de afzonderlijke business units blijven om de focus van
de
business units op lokale en beïnvloedbare IT-kosten scherp te
houden.
- Focus op waardecreatie door IT: Aan
de kostenkant gaat IT de
discussie nooit winnen. Als een toenemend IT gebruik direct leidt tot
een
inkomstentoename bij de business van tenminste dezelfde omvang, is er
echter
niets aan de hand. IT-managers moeten in gesprekken met de business
managers
het accent leggen op de potentiële en gerealiseerde
waardecreatie door IT.
Over de CIO Trendmonitor
Regelmatig wordt er door OrangeWing
een onderzoek uitgevoerd
onder een groep van Nederlandse CIO’s. De resultaten van het
onderzoek worden
naar voren gebracht in de CIO Trendmonitor.
|
